مصلحة الاقتناء

1. دراسة الاحتياجات وتحديد أهداف الاقتناء

• حصر الاحتياجات الأكاديمية: التواصل مع الكليات والآقسام العلمية للتعرف على البرامج والتخصصات الدراسية والتوجيهات البحثية الجديدة.
• رصد متطلبات المستفيدين: تحليل اقتراحات الطلبة والأساتذة وسجلات الطلبات الخاصة بالكتب والمراجع غير المتوفرة.
• متابعة سوق النشر: الاطلاع المستمر على أدلة الناشرين، الكتالوجات الوطنية والدولية، والمعارض للتعرف على أحدث الإصدارات العلمية.

2. تنمية وتطوير الرصيد الوثائقي (طرق الاقتناء)

• الشراء: إعداد طلبيات الشراء للكتب والدوريات والمراجع وفق الميزانية المحددة وتمريرها عبر الإجراءات القانونية والمشاريع المعتمدة (كالصفقات العمومية أو الاستشارات).
• الإهداء والتبادل:
  • استقبال الإهداءات من الهيئات، الجامعات، والباحثين، وفرزها للتحقق من قيمتها العلمية ومدى ملاءمتها للمكتبة.
  • تنظيم عملية التبادل للمطبوعات والمنشورات العلمية الصادرة عن الجامعة مع مكتبات وجامعات أخرى.
• الإيداع القانوني / التجديد: استلام الرسائل والأطروحات الجامعية والبحوث الصادرة داخل المؤسسة الجامعية.

3. المعالجة المادية والإدارية للمقتنيات

• فحص المقتنيات ومطابقتها: التأكد من سلامة النسخ الموردة ومطابقتها لطلب الشراء وللفاتورة الرسمية من حيث العنوان، عدد النسخ، والأسعار.
• التسجيل في سجل الفهرس العام (السجل العام): إعطاء كل وعاء معرفي رقماً تسلسلياً خاصاً به (رقم التسجيل/الورود) والذي يمثل هويته داخل المكتبة.
• ختم المقتنيات: وضع ختم المكتبة على المطبوعات (في صفحات محددة وفق النظام الداخلي) لإثبات ملكية المكتبة لها.

4. التنسيق والتحويل للمصالح الأخرى

• إحالة الوثائق لمصلحة المعالجة الفنية: تحويل الكتب والمراجع بعد تسجيلها وختمها إلى مصلحة التحليل والفهرسة (أو المعالجة الفنية) لعمل الفهرسة، التصنيف، والتكشيف.
• توفير البيانات الفنية للأنظمة الآلية: إدخال بيانات التزويد والبيانات الموردة في النظام الآلي للمكتبة (SYNGEB) لضمان تتبع حالة الوعاء (تحت الطلب، قيد المعالجة، متاح).

5. التقييم والتسيير المالي والإداري

• متابعة الميزانية: ضبط الميزانية المخصصة للشراء والإنفاق بالتنسيق مع المصالح المالية للجامعة.
• إعداد التقارير والإحصائيات: تقديم تقارير دورية حول حجم المقتنيات الجديدة، نسبة نمو الرصيد، والمبالغ المستهلكة.
• تقييم الرصيد والموردين: تقييم مدى التزام الناشرين والموردين بالمواعيد والشروط، وتقييم مدى جودة المراجع المقتناة ومدى الإقبال عليها.